Comparación entre el PMBoK y el
libro “Director de Proyectos” de Pablo Lledó
Kristina
Eger
Un
director de proyectos dedica aproximadamente 90% de su tiempo a las
comunicaciones.[1]
Por consiguiente, la comunicación es la habilidad más importante que debe tener
un Director de Proyectos. Para poder mejorar la gestión de las comunicaciones,
el Director de Proyectos puede guiarse en el PMBoK, como también en el libro
“Director de Proyectos” de Pablo Lledó. Aunque ambos libros tratan el mismo
tema, lo tratan de forma diferente. Cada uno se enfoqua en diferentes temas.
Este ensayo tiene el objetivo de hacer una comparación entre ambos libros, y
asimismo permite al lector definir cuál libro consultar.
Primero,
se expondrán las similitudes entre la gestión de comunicaciones según la guía
del PMBoK y el libro de Lledó, presentándolas en un resumen de los puntos
medulares. Después se presentará las diferencias entre ambos libros, y
finalmente, se expondrán las ventajas y desventajas de cada uno.
1.
Similitudes entre el PMBoK y el libro “Director de Proyectos” de Pablo Lledó
El
libro de Pablo Lledó se basa en la Guía del PMBoK, por lo tanto sigue la misma
estructura y los mismos temas. La estructura de ambos capítulos está definida
por los cinco procesos que componen el área de conocimiento de las
comunicaciones. A continuación se resumirán los puntos medulares de cada
proceso.
1.1. Identificar a los interesados. Los interesados son los actores
cuyos intereses se ven afectados por el proyecto y quienes pueden afectar al
proyecto. Identificar a todos los interesados es el primer paso para la gestión
de las comunicaciones. Para tal motivo, se necesita el Acta de Constitución del
Proyecto, Documentos de la Adquisición, Factores Ambientales de la Empresa, y
Activos de los Procesos de la Organización.
Para poder
identificar a los interesados que el Gerente del Proyecto debe priorizar en sus
comunicaciones por su importancia para el proyecto, se pueden utilizar los
instrumentos del análisis de interesados y/o el juicio de expertos. En el
análisis de interesados existen tres pasos: la identificación, la clasificación
por impactos, y la evaluación.
En base a estos
análisis, se podrán registrar los interesados y elaborar estrategias de gestión
de los interesados, para prevenir efectos negativos en el proyecto.
1.2. Planificar las comunicaciones. En base
al registro de interesados y las estrategias de gestión de los interesados, se
puede empezar el proceso de planificación de las comunicaciones. Las
comunicaciones dependerán del número de interesados, ya que al tener un número
más grande de interesados también se tendrá que aumentar los canales de
comunicación. Asimismo, las tecnologías utilizadas dependerán de la urgencia,
disponibilidad, competencias, duración, etc.
Para poder
comunicarse efectivamente es importante entender el flujo de la comunicación
entre el emisor y receptor, y las posibles fallas en este flujo. Asimismo se
podrá elegir el método adecuado de comunicación, tomando en cuenta sus ventajas
y desventajas.
El resultado de
este proceso es el plan de gestión de las comunicaciones.
1.3. Distribuir la información. Para que la información relevante
llegue a los interesados, se necesita seguir lo indicado en el Plan para la
Dirección del Proyecto e interpretar los informes de desempeño. El uso de las
diferentes herramientas para la distribución de la información y los métodos de
comunicación dependerá del análisis realizado en la planificación de las
comunicaciones. El resultado de este proceso es la actualización de los activos
de los procesos de la organización, entre estos la documentación de las
lecciones aprendidas.
1.4. Gestionar las expectativas de
los interesados. Este
proceso es muy importante para el Director del Proyecto, ya que requiere sus
capacidades de gerente y asegurará el buen desarrollo del proyecto. Consiste en
gestionar las necesidades de los interesados y resolver posibles conflictos.
La
complejidad del proceso se demuestra en la cantidad de entradas a tomar en
cuenta: el registro de los interesados, las estrategias de gestión de los
interesados, el Plan para la Dirección del Proyecto, el registro de incidentes
y de cambios, así como los activos de los procesos de la organización.
Este
proceso también requiere utilizar los métodos de comunicación apropiados, pero
aparte de esto mayormente dependerá de las habilidades interpersonales y
directivas del Gerente de Proyectos. Su resultado son las actualizaciones y
solicitudes de cambio.
1.5. Informar el desempeño. El informe del desempeño del
proyecto se basa principalmente en información y mediciones sobre el desempeño
del trabajo y proyecciones del presupuesto.
Las
herramientas son el análisis de variación que muestra la diferencia entre la
línea base y los resultados obtenidos, los métodos de proyección que muestran
el probable desempeño a futuro del proyecto, los métodos de comunicación, y la
sistematización de la información.
El
principal resultado de ese proceso son los informes de desempeño, entre los
cuales destaca el informe de avance del proyecto que muestra el valor ganado
por el proyecto.
2.
Diferencias entre el PMBoK y el libro “Director de Proyectos” de Pablo Lledó
Los
cinco procesos de la gestión de las comunicaciones determinan el contenido de
ambos capítulos, pero a pesar de eso, los autores ponen énfasis en diferentes
temas en el marco de cada proceso. Estos serán diferenciados en seguida.
2.1. Identificar a los interesados. Los interesados son definidos por
Lledó como actores cuyos intereses se pueden ver afectados por el proyecto,
mientras que el PMBoK ofrece una definición más amplia. Ya que no solo pueden
ser afectados los interesados, sino también pueden afectar ellos mismos al
proyecto.
Con
respecto al análisis de los interesados, Lledó incluye una imagen que muestra
con mucha claridad los tres pasos involucrados: identificación, impacto, y
evaluación. Juntando los tres pasos en esta imagen, Lledó muestra claramente la
continuidad del análisis, mientras que este se pierde en la descripción del
PMBoK.
Por
otro lado, el PMBoK define más detalladamente y con más claridad el segundo
paso del análisis, explicando posibles matrices y modelos de clasificación.
2.2. Planificar las comunicaciones. Con
respecto al segundo proceso de planificación de las comunicaciones, el capítulo
de Lledó explica con más claridad el contenido, mayormente debido a su forma de
presentación más gráfica.
Primero, la
complejidad que genera una mayor cantidad de canales de comunicación se
entiendo mejor al mirar las flechas que muestran la interrelación entre las
fotos de los colaboradores de un proyecto, que solo viendo la fórmula que
arroja el número de canales de comunicación.
Segundo,
mientras que el PMBoK solo menciona el ruido como interferencia en la
comunicación, Lledó introduce además los “bloqueadores de la información”.
Estas frases ejemplares son expresiones que se escuchan a diario e
identificarlas como bloqueadores de la información ayuda a entender mejor el
flujo (o falta de flujo) de la información.
Tercero, Lledó
incluye una matriz de comunicaciones, mientras que el PMBoK no da un ejemplo
gráfico de las salidas del proceso de planificación.
2.3. Distribuir la información. El PMBoK se extiende explicando una
de las entradas principales para el proceso de distribución de la información:
los informes de desempeño. Lledó, por otro lado, se enfoca en los métodos de
comunicación. Utilizando muchos ejemplos, Lledó muestra cómo el método a
utilizar depende de las dimensiones de la comunicación (interna, externa,
vertical, horizontal, escrita formal o informal, oral formal o informal), la
cantidad de emisores y receptores, la dirección de la comunicación, y la
complejidad de la información.
2.4. Gestionar las expectativas de
los interesados. Este
proceso es descrito más detalladamente en el PMBoK, específicamente en las
entradas se explica lo que es un registro de incidentes y un registro de
cambios, lo cual no queda claro en el libro de Lledó.
Con
respecto a las herramientas, en general el PMBoK describe más habilidades
interpersonales y directivas, extendiéndolas a través de una referencia a un
anexo. Por otro lado Lledó introduce una característica muy importante del
Director de Proyectos con dos situaciones que demuestran la necesidad de ser
proactivo.
Finalmente,
el PMBoK explica claramente las actualizaciones a los activos de los procesos
de la organización, al Plan para la Dirección del Proyecto, y a los Documentos
del Proyecto, mientras que Lledó solo las menciona.
2.5. Informar el desempeño. Las herramientas y técnicas de este
proceso son descritas de forma más detallada y clara por el PMBoK. Este incluye
las etapas del análisis de variación y la clasificación de los métodos de
proyección en diferentes categorías.
En
las salidas, el PMBoK describe los informes de desempeño, incluyendo una lista
de los informes más elaborados y un gráfico representando el valor ganado. Este
último es el punto principal de Lledó, quien no solo incluye un ejemplo, sino
también un ejercicio práctico. Además, Lledó incluye otro gráfico útil para
mostrar el avance del cronograma y costos de un proyecto.
Imagen No. 1: Mapa conceptual de las
similitudes y diferencias
3.
Ventajas y desventajas de cada libro
La
ventaja del PMBoK es que sirve como una guía muy bien estructurada, completa y
precisa para gestionar las comunicaciones. Siguiendo la misma estructura de
entradas, herramientas y salidas en cada capítulo, el lector se puede orientar
rápidamente al leer el capítulo de la gestión de las comunicaciones. Las
descripciones de los procesos son puntuales, pero suficientemente detallados
como guía. Además, cuenta con referencias a anexos para temas esenciales, como
por ejemplo la referencia al anexo G para profundizar sobre las habilidades
interpersonales del Director de Proyectos como herramienta para gestionar las
expectativas de los interesados. Finalmente, es un libro muy preciso, lo cual
se puede ver en la definición de los interesados como afectados en sus
intereses por un proyecto, pero también afectando al mismo.[2]
Lledó,
por otro lado, no incluye definiciones tan precisas, como por ejemplo en el
caso de los interesados. La ventaja de su libro es que a través de ejemplos,
gráficos y ejercicios, el lector logra recordar, reflexionar y analizar mejor
algunos procesos. Por ejemplo, la imagen de los tres pasos del análisis de los
interesados, le queda gravada al lector en la mente, mientras que al leer la
descripción larga del PMBoK el lector se olvida de la conexión entre un paso y
el otro. Aquí aplica el dicho que una imagen dice más que mil palabras. Otro
punto muy fuerte en los temas resaltados por Lledó, son los métodos de
comunicación. Aunque el PMBoK los menciona, solo a través de la lectura y los
ejercicios de Lledó, el lector entiende qué factores tiene que tomar en cuenta
para poder tomar una decisión sobre el método a utilizar.
En
conclusión, se puede constatar que la guía del PMBoK y el libro de Lledó
presentan la gestión de las comunicaciones siguiendo los mismos cinco procesos
que comprende el área de conocimiento: identificación de los interesados,
planificación de las comunicaciones, distribución de la información, gestión de
las expectativas de los interesados, e informe de desempeño.
Aunque
ambos libros siguen el mismo esquema, se han podido constatar diferencias. El
PMBoK, por un lado, es una guía bien estructurada, completa y precisa que es
útil para hacerse una imagen general del tema y para consultar rápida- y puntualmente
temas específicos.
Por
otro lado, el libro de Lledó profundiza algunos puntos a través de gráficos,
imágenes, ejercicios y ejemplos, lo cual permite al lector adquirir un
conocimiento más profundo de estos temas. En particular, se recomienda analizar
los métodos y modelos de comunicación, así como la matriz del valor ganado con
los métodos didácticos del libro de Lledó.
Bibliografía
LLEDO,
Pablo. Director de proyectos: como aprobar el examen PMP sin morir en el
intento. (3ra ed.). Victoria: el autor, 2011.
PROJECT
MANAGEMENT INSTITUTE. Guía de los Fundamentos para la Dirección de
Proyectos. (4ta ed.). Pennsylvania: Project Management Institute, 2008.
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